WhatsApp ビジネスで自動返信を設定する10ステップガイド [+Templates]

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WhatsApp ビジネスで自動返信を設定するための10ステップガイド [+Templates]

2022年11月18日

8分で読める

を弖紗することができます,グッチ 財布。その中でも、顧客のニーズに応えることは、最も重要な仕事であり、最大限の効率で処理されなければなりません。しかし、他のビジネスに必要なことを優先するあまり、カスタマーサービスが軽視されることがよくあります。

この問題を解決し、顧客との強固な関係を維持するため、WhatsAppはWhatsApp Businessに自動返信機能を追加しました。

本ブログでは、WhatsAppビジネスでの自動返信の設定方法、この革新的な機能の活用方法、送信可能なメッセージの種類をご紹介します。

本記事の内容の概要は以下の通りです。

  1. WhatsApp Businessとは?
  2. WhatsApp ビジネスアカウントの種類
  3. WhatsApp 自動返信を使用する理由
  4. WhatsApp 自動返信の利点
  5. WhatsAppの自動返信を設定する手順
  6. WhatsApp 自動返信のサンプル
  7. まとめると!

どのセクションにも簡単に移動でき、スクロールし続けることも可能です。

まず、基本的なことを説明します。

目次

WhatsApp Businessとは?

WhatsApp Businessは、中小企業や大企業が既存顧客や潜在顧客と円滑にエンゲージするためのプラットフォームを提供するビジネスプロダクト群です。

が提供されています。 WhatsAppビジネスアプリ が2018年1月18日に誕生しました。これに伴い、ビジネスアプリのWhatsApp自動返信は便利な機能の1つとなりました。これにより、起業家はプロフェッショナルなビジネスツールを使用し、公式な存在感を示し、個人のWhatsAppとは異なるプラットフォームで企業の会話を維持することで、コミュニケーションをループさせることができるようになったのです。

WhatsApp ビジネスアカウントの種類

WhatsAppビジネスアカウントは、保有するビジネスの種類によってサインアップ方法が異なります。

  • WhatsAppビジネスアプリのアカウント
  • WhatsApp API アカウント

WhatsApp ビジネスアプリアカウント

WhatsApp ビジネスアカウントは、コミュニケーションや重要情報の配信、タイムリーなフィードバック収集を希望する中小企業向けに特別に用意されたものです。WhatsAppビジネスアプリは無料でご利用いただけ、簡単にダウンロードできます。コミュニケーション以外にも、製品/サービスカタログの設定やその他の更新情報、通知などを提供することができます。

WhatsApp API アカウント

WhatsApp API アカウントは、大規模な顧客とのコミュニケーションプラットフォームをお探しの中堅・大企業に特化しています。会話の自動化やタイムリーなメッセージの送信を可能にします。WhatsApp APIにはアプリやフロントエンドユーザーインターフェイスがなく、ビジネスソフトウェアとの統合が必要です。

WhatsApp ビジネスに関する簡単な統計

企業規模に関わらず、WhatsAppビジネス向け自動返信機能は必須です。

  • 統計によると 5,000万人 の人々がWhatsAppビジネスを使っています。
  • WhatsApp Businessでカスタマーサービスが225%スピードアップ。

上記の数字は、WhatsAppビジネスアプリケーションが、他の多くのビジネスアプリケーションの中で、スムーズで簡単なコミュニケーションプロセスを実現したことを物語っています。WhatsApp自動返信をご利用いただくと、以下のような利点があります。

WhatsApp 自動返信の利点

WhatsApp ビジネスアプリケーションの自動返信機能は、起業家とその顧客に快適な生活をもたらします。この機能により、双方向のコミュニケーションが円滑に、そして簡単になります。この機能でどのようなことができるのか、見てみましょう。

インスタントリプライ

毎日のように受信トレイを処理することは、ビジネスにとって負担になることがあります。顧客の要望に応じた返信をするための時間と労力は、他の重要なタスクに費やすことができます。

インスタントリプライ-WhatsApp-ビジネス

WhatsAppの自動返信機能により、他の優先タスクに集中しながらも、クライアントや顧客のニーズを遅らせることなくケアすることができます。

迅速な自動返信メッセージが顧客に送信されると、企業側はサービスに問題が発生した場合、解決策を講じるための十分な時間を確保することができます。

挨拶と不在時のメッセージを設定する

ビジネスを運営するということは、360度のアプローチを構築するということです。製品、サービス、顧客、取引先、ソーシャルメディアのハンドルネームなど、数え上げればきりがないほど、あらゆる側面に目を向けなければなりません。

ごあいさつ-WhatsApp-ビジネス

このような膨大なタスクを管理すると、顧客や取引先への対応といった重要な業務が疎かになりがちです。顧客は王様であり、そのニーズにタイムリーに応えなければならないため、企業はWhatsAppの自動返信機能を確実に使用しなければなりません。

挨拶やメッセージを設定することで、顧客は即座に返答を得ることができ、あなたが顧客の要求を聞いているかどうかを理解することができます。

この機能を有効にすると、初めてメッセージを送った訪問者や顧客に対して、挨拶と留守番メッセージが自動的に送信されます。

メッセージの一括送信

この機能は、ビジネスでのチャットを可能にするだけでなく、複数の連絡先にメッセージやリッチメディアコンテンツを無料で一括送信する自由も与えてくれます。

企業は、バルクメッセージ機能を使用して、新しい発売を発表したり、営業時間の変更を更新したり、顧客やクライアントに直接関係するその他の関連情報を提供することができます。

WhatsApp自動返信のブロードキャスト機能により、企業はブロードキャストリスト内の最大256人の受信者にメッセージを送信することができます。256人以上の連絡先に情報を送信する必要がある場合、常連客、新規客、支払い待ちなど、異なるブロードキャストリストを作成することが可能です。

グループメッセージングによる顧客コラボレーション

メッセージのブロードキャストと同様に、WhatsAppビジネスアプリのグループメッセージングを利用して、より多くの人々と交流することができます。

ブロードキャストメッセージとグループチャットの大きな違いは、後者の方がより協力的で、全員が交流し、互いの連絡先を見ることができる点です。

これだけでなく、既存の連絡先リストからグループ内の約256人の連絡先を招待することができます。企業は、顧客グループチャット、マーケティンググループ、テストグループなど、他のビジネスグループにも依頼することができます

スタートアップ企業であろうと、老舗企業であろうと、時間とともに、会話を24時間監視するのは時間がかかるものです。そんな時、WhatsApp の自動返信機能がお役に立ちます。

WhatsApp自動返信の設定方法

WhatsApp ビジネスでは、ビジネスプロフィールを作成し、製品やサービス(オンライン・オフライン問わず)の詳細を顧客や取引先と共有することができます。

もしあなたが9時から5時といった決まった勤務時間内でビジネスを展開している場合でも、変則的な時間帯に顧客と連絡を取ることができ、会話を続け、信頼を築き、ビジネスに信憑性をもたらすことができるでしょう。

例えば、墓場の時間帯に返信ができないと、一般的に人々は空き時間に交流するため、ビジネスを失う可能性があります。しかし、WhatsAppのアウェイメッセージを設定すれば、あなたが今外出中/オフラインであることを顧客に伝えることができ、また顧客との交流を促進することができます。

アウェイメッセージは、何もメッセージを送らないよりは常に良いものです。覚えておいてください、何かは何もないよりましです!顧客に対するこのようなアプローチは、満足と励ましを与え、信頼性を構築する。

WhatsApp ビジネスアプリケーションは、WhatsApp 自動返信機能を通じてお客様とのコミュニケーションをサポートします。この機能は、希望する時間帯にメッセージを送信するようスケジュールすることも可能です。

企業登録がお済みでしたら、WhatsApp自動返信機能を利用するための手順をご説明します。

ステップ1: WhatsApp Business アカウントにて、右上の三点メニューをタップし 設定.

ビジネスツール-WhatsApp-Business

ステップ2: に移動します。 ビジネス設定 を選択し 退席中メッセージ.

ステップ3. のすぐ横にあるトグルボタンをONにします。 退席中メッセージの送信.

送信-退出-メッセージ-WhatsApp-Business

ステップ4: お客様や取引先に送りたいメッセージを書きます。

アウェイメッセージ-WhatsApp-Business

ステップ5: 選択 OK と入力すればOKです。

ステップ6. アウェイメッセージをスケジュールします。

ステップ7. 長時間利用できないときは、以下を選択します。 常に送信.

スケジュール-WhatsApp-Business

ステップ8: 1日のうち特定の時間帯にだけ自動メッセージを送信したい場合は、次のように選択します。 カスタムスケジュール.

ステップ9: 営業時間内に対応できない場合は、以下を選択してください。 営業時間外.このオプションは、留守中に自動メッセージを送信することができるので、かなり便利です。

重要事項: WhatsApp ビジネスプロフィールで営業時間を必ず設定して下さい。

ステップ 10: メッセージの受信者を選択します。これが最後のステップです。例えば以下のような選択肢があります。

受信者-Whatsapp-business

みんな この機能は、営業時間外にメールを送ってきた人全員に自動メッセージを送る必要がある場合に使用します。

アドレス帳に登録されていない全員 このオプションは、連絡先リストにない番号に自動メッセージを送信することができます。

以外の全員。 一部の連絡先をWhatsApp自動返信の対象から外すことができます。

送信先のみ。 このオプションは、選択された連絡先にのみメッセージを送信する場合に使用できます。

経営者の方は、上記の手順に従い、ビジネスアプリケーションにWhatsApp自動返信機能を設定して下さい。

WhatsApp 自動返信サンプル

ビジネスで使えるWhatsApp自動返信のサンプルをご覧下さい。

  1. 一般的なメッセージのテンプレート

こんにちは(名前)!

この度は弊社(事業者名)にご連絡をいただきありがとうございます。お待たせして申し訳ありません。現在、かなり忙しくしております。24~48時間以内にお返事させていただきます。緊急のサポートが必要な場合は、お問い合わせ番号(連絡先番号を教えてください)にお電話ください。

お待たせしました。
お名前

  1. 社外秘メッセージテンプレート

(あなたのビジネス名)にご連絡いただきありがとうございます。

私たちはあなたを助けたいのですが、私たちは現在休業中です。私たちのチームの誰かが、私たちが再開したときにあなたに戻ってくるでしょう(営業時間を言及する)。また、ヘルプセンターもご利用ください(ウェブサイトのリンクを貼ってください)。私たちは、あなたが私たちのエージェントの助けを借りずにあなたの答えを得ることができると確信しています。

乾杯
(あなたのビジネス名)

  1. イベント専用メッセージテンプレート

こんにちは(名前)。

(事業所名)にご連絡いただきありがとうございます。
私達は私達のサプライ チェーンとのある問題を修理しています。したがって、あなたの注文の配信にいくつかの問題に直面する可能性があります。私たちのチームはそれに取り組んでいます。問題が解決され次第、お知らせいたします。もし、その他のケースでご不明な点がありましたら、ご連絡ください。

ご迷惑をおかけしました。
(お客様のビジネス名)

まとめると!

WhatsAppの自動返信機能は使いやすく、適切に使用することでビジネスを大きくサポートします。WhatsAppの自動返信機能を使えば、潜在顧客や取引先に個別または一括でメッセージを送信することができます。出張中であろうと、他の業務で忙しくしていようと、WhatsApp 自動返信ツールはタイムリーな返信を送信してくれます。

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